Executive Assistant & Team Lead Office Organisation (m/w/d)

WIR MACHEN MOBILITÄT, LOGISTIK UND CHEMIE GRÜN!
ARBEITEN FÜR VERBIO ARBEITEN FÜRS KLIMA WIR MACHEN MOBILITÄT, LOGISTIK UND CHEMIE GRÜN!

ARBEITEN FÜR VERBIO ARBEITEN FÜRS KLIMA

Das bieten wir Ihnen

• Sicherheit: Unbefristete Anstellung in einem wachstumsstarken Unternehmen mit vielseitigen Entwicklungsmöglichkeiten
• Kurze Wege: Flache Hierarchien und direkte Kommunikationswege
• Spannende Aufgaben: Ein verantwortungsvoll gestaltetes Tätigkeitsfeld in einem motivierten Team
• Work-Life-Balance: Flexible Arbeitszeitgestaltung mit Hybrid Work-Option sowie 30 Urlaubstage pro Jahr
• Vergütung: Ein attraktives Vergütungssystem mit variablem Bonusanteil
• Social Support: Betriebliche Altersvorsorge sowie Zuschüsse zur Kinderbetreuung
• Sportlich & Flexibel unterwegs: Zuschuss zum Deutschlandticket und zur Urban Sports-Mitgliedschaft sowie die Möglichkeit, ein JobRad zu leasen
• Exklusive Vorteile: Zugang zu unserer Rabattplattform Benefits.me mit vielen Angeboten
• Teamspirit: Regelmäßige Mitarbeiter-Events für ein starkes Gemeinschaftsgefühl

Das erwartet Sie bei uns

• Schnittstelle & Impulsgeber: Gestaltung einer effektiven Schnittstelle zwischen Geschäftsführung, Fachbereichen und dem Assistenz-Team mit dem Ziel, Abläufe zu optimieren und die Zusammenarbeit aktiv weiterzuentwickeln
• Team Lead-Funktion: Fachliche Führung des Assistenz-Teams inkl. Coaching und Weiterentwicklung der Teammitglieder, Etablierung einheitlicher Standards sowie eigenverantwortliche Optimierung administrativer Prozesse und Strukturen als Team
• Vorstandsassistenz: Proaktive Unterstützung des CCO Europe und CEO im operativen Tagesgeschäft von der Terminkoordination und Kalendermanagement bis zur Vorbereitung entscheidungsrelevanter Unterlagen
• Meetings & Kommunikation: Eigenständige Vorbereitung und Nachbereitung von Besprechungen inkl. Agenden und Protokollen sowie Sicherstellung eines strukturierten Informationsflusses zu internen und externen Stakeholdern
• Reiseplanung & -management: Planung, Buchung und Nachverfolgung internationaler Geschäftsreisen inkl. Reisekostenabrechnung

Das bringen Sie mit

• Ausbildung und Erfahrung: Kaufmännische Ausbildung (z.B. Büromanagement, Industriekaufmann/-frau) sowie mehrjährige Berufserfahrung im Assistenzbereich auf Managementebene, idealerweise mit Führungsverantwortung
• Büroorganisation & Tools: Nachweisbare Erfahrung in der Organisation komplexer Büro- und Verwaltungsprozesse sowie sicherer Umgang mit Microsoft 365 und modernen Kommunikations-Tools
• Persönliche Kompetenzen: Ausgeprägte Organisations- und Kommunikationsfähigkeit, Diskretion und Vertrauenswürdigkeit, Proaktivität sowie Durchsetzungsvermögen und Serviceorientierung
• Sprachkenntnisse: Gute bis sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse, interkulturelle Kompetenz von Vorteil