Assistenz der Geschäftsleitung & Backoffice Support 50+ %

p setzt sich seit 1989 weltweit für den Schutz der Meere und Meerestiere ein: Mit Einsitz in inter-nationalen Gremien, Schutzprojekten und Sensibilisierungskampagnen. Seit 2011 als UNO-Sonderberaterin für den Meeresschutz. Wir sind eine international vernetzte, agile Expertenorganisation mit einem Team in Wädenswil, das mit Kolleg:innen aus 12 Ländern auf vier Kontinenten wirkt. /p pWeil es im Meeresschutz viel zu tun gibt, suchen wir ab sofort eine:n erfahrene:n Kolleg:in als /p pbAssistenz der Geschäftsleitung Backoffice Support 50+ % /bbr/ Prozentangaben sind als Annahme und Prozentsatz des Pensums zu verstehen /p pbArbeitsort /b:Wädenswil (ZH)br/ bLine Management /b: Ist als Stabsstelle der CEO unterstellt.

Enge Zusammenarbeit und Koordination mit der COO. /p pbAufgaben: /b /p pUnterstützung der Geschäftsleitung in operativen und administrativen Belangen als zentrale Ansprechperson vor Ort mit Verantwortung für die Organisation und den reibungslosen Betrieb des Büros. /p pbUnterstützung der Geschäftsleitung in operativen und administrativen Belangen 60 %: /b /p liAdministration Reisebuchungen für Konferenzen Koordination von Terminen und Meetings sowie Termine von Geschäftsführung (GF) Support Spesenabrechnungen GF Vor- und Nachbereitung von Sitzungen inkl. Agenda, Protokollführung und Pendenzenmanagement Koordination und Abwicklung von Grafik- bzw.

Druckaufträgen /li liIT- Ressourcen-Management Erste Anlaufstelle für Mitarbeitende bei einfachen IT-Anliegen sowie Koordination bei Störungen Organisation und Betreuung der Büroinfrastruktur Sicherstellung von Dokumentablage sowie Pflege der Serverstruktur, gemeinsam mit COO /li liSupport Personal-Administration/HR Erfassung von Ferienabwesenheiten Operative Unterstützung von COO bei Team-Workshops et al. /li pbVerwaltung und Betrieb Büro 40 % /b /p liKoordination von Anliegen rund um die Büroinfrastruktur und Verwaltung /li liSicherstellung der Verfügbarkeit von Büromaterial sowie bedarfsgerechte Bestellung. /li liAktualisierung und Koordination der Aufteilung von Büroaufgaben im Team /li liSicherstellung des Telefondienstes /li liAnsprechperson für externe Dienstleister (z. B.

Reinigung, Hauswartung) /li pbProfil Erwartungen: /b /p liMehrjährige Erfahrung in einer vergleichbaren Funktion /li liIdentifikation mit der Mission von OceanCare; Erfahrung im NGO-Umfeld ist von Vorteil /li liHohe Eigenverantwortung und ausgeprägtes Organisationsvermögen sowie die Fähigkeit, Prioritäten zu setzen, Zusammenhänge zu erkennen, aktiv mitzudenken und in dynamischen Situationen Ruhe und Überblick zu behalten /li liVolle Büro-Präsenz (bei einem 50% Pensum idealerweise täglich einen halben Tag) und daran, eine zentrale Drehscheibenfunktion für Team und Geschäftsleitung einzunehmen /li liWohnsitz in der Schweiz sowie Muttersprache Deutsch mit sicherem Verständnis von Schweizerdeutsch sowie gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift /li liAusgeprägte Kommunikationsfähigkeit sowie ein stilsicherer, adressatengerechter Schreibstil /li liStrukturierte, vorausschauende, sorgfältige

und zuverlässige Arbeitsweise mit ausgeprägtem Sinn für Ordnung. Transparenz und effiziente Abläufe /li liFreundliches, serviceorientiertes und verbindliches Auftreten mit echter Freude daran, andere zu unterstützen und einen positiven Beitrag zum Teamalltag zu leisten /li liDiskretion und Vertrauenswürdigkeit und ein hohes Verantwortungsbewusstsein /li liSicherer Umgang mit gängigen Office-Tools (Microsoft 365) sowie Offenheit und Interesse an digitalen Tools und Systemen /li liErfahrung in der Koordination von externen Dienstleistern sowie im Umgang mit IT-Anliegen von Vorteil /li liGrundkenntnisse in Personaladministration und HR-Prozessen (z. B.

Sozialversicherungen, Rekrutierung) von Vorteil /li pbWir bieten: /b /p liEine vielseitige, verantwortungsvolle Position /li liDie Möglichkeit, einen direkten Beitrag zu Meeresschutz zu leisten /li liEin motiviertes Team mit flachen Hierarchien /li pbSie sind interessiert? /b /p pUnser Team besteht aus Menschen, die den Wunsch in sich tragen etwas zu bewegen. Wer bei OceanCare arbeitet, fühlt sich der Meereswelt verbunden. Wir wünschen uns Bewerber:innen, die diese Leidenschaft teilen. /p pEingangsbestätigungen für Bewerbungen werden erst ab Kalenderwoche 33 versendet. Wir danken Ihnen für Ihr Verständnis. /p